Facture d’acompte Excel à télécharger

Une facture d’acompte n’est pas un devis auquel on aurait changé le titre. Le devis est une offre, il ne déclenche aucune taxe et il ne se numérote pas. La facture d’acompte, elle, est une facture à part entière. Elle porte les mêmes mentions obligatoires, elle prend son rang dans la même séquence de numérotation que les autres factures, et elle rend la TVA exigible. C’est cette différence que le fichier matérialise, en donnant à l’acompte son propre document plutôt qu’une ligne perdue au bas d’un devis.

La feuille Paramètres rassemble tout ce qui se saisit, et rien ne s’y saisit deux fois. Les deux identités, la référence de l’affaire, son montant hors taxes, la nature de l’opération et le taux de TVA tiennent dans une vingtaine de cases jaunes. L’acompte se demande ensuite au choix en pourcentage, trente pour cent étant la pratique la plus courante, ou en montant fixe en euros quand le client a négocié une somme ronde. Une liste déroulante bascule d’un mode à l’autre, et l’acompte hors taxes, sa TVA, son montant toutes taxes comprises, l’échéance et le solde restant se recalculent d’un coup.

Les deux documents découlent de cette feuille sans une saisie de plus. La facture d’acompte se remplit toute seule et sa zone d’impression est déjà bornée au cadre que reçoit le client, en portrait sur une seule page. La facture de solde facture le détail réellement réalisé, applique la TVA sur le total, puis va chercher dans le registre les acomptes déjà émis sur la même affaire, les rappelle avec leur numéro, leur date et leur montant, et les déduit du net à payer. Un registre de quarante lignes tient le compte par client et par affaire, avec ce qui est encaissé et ce qui reste à facturer.

Ce que contient le fichier

• Une facture d’acompte prête à imprimer en portrait sur une seule page, avec sa zone d’impression déjà bornée au document remis au client
• Une facture de solde qui déduit les acomptes déjà facturés et les rappelle par leur numéro, leur date et leur montant
• Un acompte calculé au choix en pourcentage ou en montant fixe, avec sa TVA et le solde restant dû
• Un registre de quarante acomptes, par client et par affaire, qui distingue l’encaissé de ce qui reste à facturer
• Une feuille de référence avec les quatorze mentions obligatoires et le tableau d’exigibilité de la TVA, sources officielles à l’appui

Comment utiliser ce modèle

Ce qui sépare une facture d’acompte d’un devis, et ce que l’administration y regarde

Dès qu’un acompte est versé avant la livraison du bien ou l’exécution de la prestation, une facture doit être délivrée, et le BOFiP le dit sans nuance. Cette facture d’acompte porte les mentions de l’article 242 nonies A de l’annexe II au code général des impôts, les mêmes que n’importe quelle autre facture, à une tolérance près. Le BOFiP admet qu’elle omette ce qui n’est pas encore connu au moment où on l’émet, la date exacte de l’opération par exemple, ou la quantité et le prix quand ils sont variables. Cette tolérance ne couvre que l’information réellement inconnue. L’identité des parties, le numéro, la date d’émission, le taux et le montant de TVA restent dus dans tous les cas.

La numérotation est le piège le plus fréquent du sujet. On croit tenir deux carnets, un pour les acomptes et un pour les factures définitives, alors que le texte impose une seule séquence chronologique et continue, sans rupture, dans laquelle une facture d’acompte prend son rang comme les autres. Deux factures émises la même année ne peuvent pas porter le même numéro. Des séries distinctes restent admises quand elles se justifient, un établissement par site par exemple, mais jamais une série par client. Le fichier laisse le numéro en case jaune et le reporte sur les deux documents comme dans le registre.

La TVA de l’acompte, enfin, obéit à une règle qui a changé et que beaucoup d’articles répètent encore de travers. Le fait générateur et l’exigibilité sont deux choses différentes. Le fait générateur dit quand la créance de taxe naît, à l’exécution pour une prestation de services, à la délivrance pour un bien, et il sépare toujours les deux. L’exigibilité dit quand le Trésor peut la réclamer, donc sur quelle déclaration l’acompte tombe. Pour les prestations de services, elle a toujours été fixée à l’encaissement de l’acompte. Pour les livraisons de biens, elle n’était due qu’à la livraison, jusqu’à ce que la loi de finances pour 2022 réécrive l’article 269 du code général des impôts. Depuis le 1er janvier 2023, un acompte encaissé sur une livraison de biens rend lui aussi la taxe immédiatement exigible, dès lors que les biens sont déjà désignés avec précision. Le fichier garde les deux natures d’opération dans une liste déroulante et affiche la règle correspondante en bas de chaque facture.