Matrice de compétences Excel à télécharger

Cette matrice de compétences Excel croise tes salariés en lignes et tes compétences en colonnes. Chaque case reçoit un niveau de 0 à 4 en liste déroulante, de « pas acquis » à « capable de former ». La grille entière porte une échelle de couleur bornée sur 0 et 4, donc un niveau 2 reste orange même s'il est le meilleur de la feuille.

La vraie valeur du fichier est la ligne du bas. Pour chaque compétence, elle compte combien de personnes sont réellement autonomes, c'est-à-dire au niveau 3 ou plus. Une compétence tenue par une seule personne passe en orange, une compétence que personne ne maîtrise passe en rouge. Ce sont les deux situations qu'on ne voit jamais venir et qui coûtent cher le jour d'un départ, d'un arrêt maladie ou d'un pic d'activité.

Trois cartes en haut résument la photo, le taux de maîtrise global de l'équipe, le nombre de points de fragilité et la polyvalence moyenne, c'est-à-dire combien de compétences chaque personne maîtrise en moyenne. Dix salariés et dix compétences sont livrés remplis pour montrer le fichier en situation, avec deux fragilités volontairement présentes.

Ce que contient le fichier

• Quatorze lignes de salariés, dont dix pré-remplies à remplacer par ton équipe
• Dix colonnes de compétences, renommables dans l'en-tête, une colonne laissée sans nom n'entrant dans aucun calcul
• Niveau de 0 à 4 en liste déroulante qui refuse toute autre valeur, avec l'échelle rappelée au-dessus du tableau
• Échelle de couleur bornée sur 0 et 4, du rouge au vert
• Ligne « Personnes autonomes » qui compte les niveaux 3 et plus par compétence
• Compétence tenue par une seule personne en orange, par personne en rouge
• Colonne Polyvalence par salarié, rapportée au nombre de compétences nommées, et trois cartes de synthèse en haut
• Volets figés sur les noms et l'en-tête, pour garder ses repères en défilant

Comment utiliser ce modèle

Pourquoi une échelle en cinq niveaux, et pas en trois

L'échelle du fichier va de 0 à 4, avec le niveau 3 comme seuil d'autonomie. Trois niveaux ne suffisent pas parce qu'ils confondent deux situations très différentes, celle de la personne qui sait faire avec un appui et celle qui sait faire seule. C'est pourtant exactement cette frontière qui décide si une compétence est réellement couverte quand quelqu'un est absent.

Le niveau 4, capable de former, n'est pas un ornement. C'est lui qui dit si la compétence peut se transmettre en interne, donc si un point de fragilité se règle par une formation maison ou s'il faut passer par un organisme. Une compétence où personne n'atteint 4 ne se diffusera pas toute seule dans l'équipe.

Ce que la matrice apporte que l'entretien annuel ne donne pas

L'entretien annuel évalue une personne, avec ses objectifs et ses compétences propres. La matrice fait l'inverse, elle regarde l'équipe comme un ensemble et pose une question qu'aucun entretien ne pose : que se passe-t-il si cette personne n'est plus là demain. Les deux documents sont complémentaires, et le second se remplit d'ailleurs très bien à partir des premiers.

Le bon rythme de mise à jour est semestriel, ou après chaque arrivée et chaque départ. Plus souvent, les niveaux ne bougent pas assez pour que l'exercice apprenne quelque chose. Moins souvent, la photo ne correspond plus à l'équipe réelle et les décisions de formation se prennent sur des données périmées.