Note de débit Excel à télécharger

Refacturer une somme à un client professionnel pose toujours la même question. Une facture ferait entrer le montant dans le chiffre d'affaires et lui ajouterait de la TVA, ce qui est faux quand on rend un frais avancé pour le compte de quelqu'un, quand on répercute un débours à l'euro près ou quand on réclame une pénalité prévue au contrat. Le document qui convient s'appelle une note de débit, et elle reste un document commercial, donc soumise aux mêmes mentions obligatoires qu'une facture, moins tout ce qui touche à la taxe.

La première feuille est la note elle-même. Les cases jaunes reçoivent l'identité et l'adresse des deux entreprises, leur numéro SIREN, le numéro de la note, sa date d'émission, son objet et le délai de règlement, puis le tableau accueille huit lignes refacturées avec la référence du justificatif d'origine, chaque montant arrondi au centime pour que le total tombe juste sur la somme imprimée. Le total, la date d'échéance et les cinq mentions légales se posent tout seuls, y compris le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de recouvrement, tenus à jour depuis les textes officiels.

La deuxième feuille tient le registre de tout ce qui a été émis, trente lignes, avec pour chacune le statut de règlement, le nombre de jours de retard, les pénalités courues au prorata et l'indemnité forfaitaire, donc ce qui reste réclamable à l'instant où tu ouvres le fichier, montant impayé, pénalités et indemnité d'une note réglée en retard compris. Une note en retard vire au rouge, une note réglée passe au vert, et ses pénalités encore dues ressortent en orange. La troisième feuille liste les treize mentions obligatoires en disant où chacune se trouve dans le document, puis explique en toutes lettres ce qui sépare une note de débit d'une facture.

Ce que contient le fichier

• Une note de débit complète sur une page A4 en portrait, avec la zone d'impression déjà bornée au document
• Les cinq mentions légales posées automatiquement, absence de TVA, pénalités de retard, indemnité de recouvrement et escompte
• Un tableau de huit lignes, arrondies au centime, qui rapproche chaque somme refacturée de la référence de son justificatif d'origine, et le geste pour en ajouter écrit sous la note
• Un registre de trente notes qui calcule les jours de retard, les pénalités courues et ce qui reste réclamable sur chaque ligne, jusqu'aux pénalités d'une note payée en retard
• Une feuille de référence avec les treize mentions obligatoires, la comparaison note de débit contre facture et les quatre conditions du débours

Comment utiliser ce modèle

Note de débit ou facture, la frontière tient à la TVA

Une facture constate une vente ou une prestation. Elle porte de la TVA, elle ouvre un droit à déduction chez le client et elle gonfle le chiffre d'affaires du vendeur. Une note de débit ne constate rien de tel. Elle réclame le remboursement d'une somme avancée, la répercussion d'un débours ou une indemnité prévue au contrat, trois cas où il n'y a pas de contrepartie taxable, donc pas de taxe à collecter et rien à déduire en face. Émettre une facture à sa place fait payer de la TVA sur une somme qui n'en supporte pas et fausse les deux comptabilités d'un coup, celle de l'émetteur et celle du destinataire.

La frontière se joue sur quatre conditions, celles que l'article 267-II-2° du code général des impôts pose pour qu'un débours reste hors de la base d'imposition. La dépense doit avoir été engagée au nom et pour le compte du client, en vertu d'un mandat donné avant de l'engager. Elle doit lui être rendue à l'euro près, sans marge ni frais de dossier ajoutés. Le justificatif d'origine doit lui être remis, avec une nature et un montant exact démontrables devant l'administration. Enfin elle doit être enregistrée dans un compte de passage, jamais dans un compte de charges. Si une seule de ces conditions manque, la somme redevient un élément du prix de ta propre prestation, elle en suit le taux de TVA, et c'est une facture qu'il faut établir.

Le reste du droit commercial s'applique sans changement. Le document doit porter l'identité et l'adresse des deux entreprises, leur numéro SIREN, un numéro unique tiré d'une séquence continue, sa date d'émission, l'objet de la refacturation, le détail des sommes, le total, les conditions de règlement, le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € fixée par le code de commerce. Entre professionnels, le délai convenu ne peut dépasser 60 jours après l'émission, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit expressément. Les pénalités courent dès le lendemain de l'échéance, sans qu'un rappel soit nécessaire, et l'indemnité de recouvrement s'ajoute de plein droit, une fois par document impayé, quelle que soit la durée du retard.