Situation de travaux Excel à télécharger

Une situation de travaux ne se calcule pas comme une facture ordinaire. L'entreprise constate ce qui est fait, lot par lot, depuis le tout début du chantier, et elle appelle la différence avec ce qu'elle a déjà facturé. C'est là que tout se joue. Un lot passé de 55 à 85 pour cent n'appelle pas 85 pour cent du lot, il en appelle 30. Qui saisit l'avancement du mois au lieu du cumul refacture tout ce qui l'a déjà été, et personne ne s'en aperçoit avant que le maître d'ouvrage ne compare avec ses propres relevés. Dans ce fichier, la colonne des travaux de la période est une formule, jamais une saisie.

La feuille Avancement tient une ligne par lot et une colonne par situation, jusqu'à quatorze lots suivis sur douze situations. Tu y saisis le montant du marché, le taux de TVA du lot et, mois après mois, le pourcentage d'avancement cumulé. Le montant cumulé, le déjà facturé, les travaux de la période et le reste à facturer en découlent. Un lot dont le cumul recule allume sa ligne en rouge, un lot qui dépasse le marché passe en orange et un lot soldé à cent pour cent verdit, donc l'erreur de saisie se voit avant l'envoi. Un montant saisi sans nom de lot ou un lot sans taux de TVA colore sa case en orange, et un message rouge sous le document dit ce qui manque.

La feuille Situation est le document que tu envoies. Elle se remplit toute seule depuis l'avancement, garde les cases jaunes pour les deux identités, le numéro, les dates, le régime de TVA et le taux de retenue, puis déroule le décompte complet jusqu'au net à payer. La retenue de garantie et le remboursement de l'avance versée à la commande y sont déduits ligne par ligne. Sa zone d'impression est déjà bornée au document, en portrait A4. Une troisième feuille suit toutes les situations émises depuis la première, au centime près des documents, avec la retenue consignée à ce jour, et une quatrième rappelle ce que la loi impose et les taux de TVA des travaux.

Ce que contient le fichier

• Un document de situation en portrait A4, avec la zone d'impression déjà bornée à ce que reçoit le maître d'ouvrage
• Un tableau d'avancement de quatorze lots suivi sur douze situations, en pourcentage cumulé du marché
• Le calcul automatique des travaux de la période, cumul de cette situation moins cumul de la précédente
• La retenue de garantie plafonnée à 5 pour cent, le remboursement de l'avance au prorata et le net à payer
• Un régime de TVA au choix, facturation normale ou autoliquidation en sous-traitance, qui bascule tout le décompte
• Un historique des situations émises, avec la retenue consignée et l'avance restant à rembourser

Comment utiliser ce modèle

L'avancement se compte depuis l'origine, jamais depuis le mois dernier

Un marché de travaux se paye par acomptes successifs, et chaque acompte s'appuie sur un état d'avancement. Cet état est toujours cumulé. Il dit quelle part du lot est réalisée depuis l'ouverture du chantier, pas ce qui a été fait dans le mois. La raison est pratique. Un conducteur de travaux qui passe sur le chantier ne mesure pas ce qui a bougé depuis trente jours, il regarde où en est l'ouvrage. C'est ensuite l'arithmétique qui fait le reste, et c'est exactement ce que le fichier automatise. Le montant appelé vaut le montant du marché multiplié par l'avancement cumulé, moins le même calcul à la situation précédente. Écrit comme ça, le risque de double facturation disparaît, parce qu'une différence ne peut pas se tromper.

La retenue de garantie est le second mécanisme propre à ce document. La loi du 16 juillet 1971 autorise le maître d'ouvrage à amputer chaque acompte d'une retenue égale au plus à 5 pour cent de son montant, pour garantir la levée des réserves faites à la réception. Cette somme ne lui appartient pas. Elle est consignée entre les mains d'un tiers accepté par les deux parties, et elle revient à l'entreprise un an après la réception, même sans mainlevée, dès lors que le maître d'ouvrage n'a pas notifié d'opposition motivée par lettre recommandée. Le plafond de 5 pour cent est d'ordre public, autrement dit toute clause du marché qui prétendrait le dépasser est nulle. L'entreprise qui préfère encaisser la totalité peut remplacer la retenue par une caution personnelle et solidaire d'un établissement financier, pour un montant équivalent.

Reste le cas de la sous-traitance, qui change complètement le montant appelé. Quand des travaux immobiliers sont réalisés par un sous-traitant pour le compte d'un preneur assujetti à la TVA, la taxe est autoliquidée. Le sous-traitant facture son montant hors taxes seul, sans aucune TVA, et porte la mention Autoliquidation sur son document. C'est l'entreprise principale qui déclare la taxe. Oublier cette règle coûte une amende de 5 pour cent du montant déductible, et facturer une TVA qui n'était pas due complique la vie des deux côtés. Le fichier gère les deux cas avec une simple liste déroulante. En régime normal il ventile la TVA taux par taux, en autoliquidation il ramène la taxe à zéro et remplace la mention du bas de page.