Suivi de flotte Excel à télécharger

Un suivi de flotte n’est pas un carnet d’entretien auquel on aurait ajouté des pages. Dès qu’il y a plusieurs véhicules et plusieurs conducteurs, trois questions reviennent en permanence, quelle échéance tombe cette semaine, qui roule dans quoi, et lequel de ces véhicules coûte le plus cher. Ce fichier Excel répond aux trois à partir d’une seule saisie, celle d’un référentiel de parc et d’un journal de dépenses tenu au fil de l’eau. C’est ce qui le sépare des fichiers d’entretien pour particuliers, bâtis pour une voiture et un conducteur.

Cinq onglets se répondent. Le parc fixe l’exercice suivi, décrit chaque véhicule et en déduit son âge, ses kilomètres et la périodicité de contrôle technique que sa catégorie lui impose. L’échéancier calcule la prochaine date à partir du dernier passage, cale le contrôle pollution sur le dernier contrôle technique et fait rougir tout ce qui est dépassé ou tombe sous trente jours. Le journal des frais range chaque dépense par véhicule et par poste, avec un contrôle qui dit pourquoi une dépense sort du coût au kilomètre, immatriculation absente du parc, poste hors de la liste ou date hors de l’exercice. Le registre des sinistres remonte au conducteur et pas seulement au véhicule. Le dernier onglet rassemble les frais et les sinistres de l’exercice et donne, véhicule par véhicule, le prix d’un kilomètre.

Ce que contient le fichier

• Un référentiel de seize véhicules sous l’exercice suivi, avec la catégorie en liste déroulante, le conducteur attitré, la date de mise en circulation, le prix d’achat et les trois relevés de compteur qui servent aux calculs, et une alerte au-delà de seize
• Un échéancier de trente-six lignes qui déduit la prochaine date du dernier passage et de la périodicité, compte les jours restants et fait passer en rouge tout ce qui tombe sous trente jours
• Les périodicités officielles de contrôle technique par catégorie, voiture, utilitaire, poids lourd et transport en commun, premier contrôle à 48 mois compris, avec le contrôle pollution qui ne concerne que les utilitaires
• Un journal de soixante-six dépenses ventilées par poste, doublé d’un contrôle de saisie qui signale toute dépense que le coût au kilomètre ne compte pas, et la somme de ces dépenses sous le total
• Le coût du kilomètre véhicule par véhicule, séparé en coût d’usage et amortissement, avec le classement du plus cher au moins cher, le poste qui pèse le plus lourd et sa part dans les frais

Comment utiliser ce modèle

Le contrôle technique d’un utilitaire ne suit pas le rythme de celui d’une voiture

Pour une voiture particulière comme pour une camionnette, le rythme de base est le même et il est facile à retenir. Le premier contrôle technique se passe au cours des six mois qui précèdent le quatrième anniversaire de la première mise en circulation, puis les suivants s’enchaînent tous les deux ans tant que le résultat reste favorable. Une défaillance majeure ou critique ouvre une contre-visite à passer dans les deux mois. Jusque-là, le gestionnaire d’un parc mélangé n’a qu’une seule règle en tête, et elle lui semble valoir pour tout le monde. C’est très exactement là que la flotte décroche.

La camionnette, catégorie N1 sur la carte grise, est en effet soumise à un contrôle que la voiture ne connaît pas, celui des émissions polluantes. Il se passe dans les deux mois qui précèdent la fin d’un délai d’un an après chaque contrôle technique périodique, autrement dit une fois par an, entre deux visites complètes. Un parc d’utilitaires suivi au rythme d’une voiture saute donc une échéance sur deux, sans que rien ne le signale avant un contrôle routier ou un refus de prise en charge. Au-dessus de trois tonnes et demie, le rythme change encore, une fois par an pour le transport de marchandises et tous les six mois pour le transport en commun de personnes, avec une contre-visite ramenée à un mois.

Le fichier applique cette différence sans qu’on ait à y penser. La catégorie choisie dans le référentiel de parc va chercher la périodicité qui lui correspond et affiche à côté si un contrôle pollution s’ajoute ou non. Sur l’échéancier, la périodicité reste une case à remplir plutôt qu’un calcul, parce qu’un contrat de maintenance ou une consigne interne imposent souvent un rythme plus serré que la loi, et la valeur légale s’affiche dans la colonne voisine pour que l’écart se voie. Tant qu’un véhicule n’a pas passé son premier contrôle, sa mise en circulation sert de dernier passage et la valeur légale affichée est celle du premier contrôle, quarante-huit mois. Une périodicité saisie plus longue que la périodicité légale ressort en orange, et c’est le seul cas où il faut vraiment revenir en arrière. Le contrôle pollution, lui, se cale tout seul sur le dernier contrôle technique du véhicule, un an après, et les deux contrôles tombent la veille de leur date anniversaire, le dernier jour que l’administration accepte.