Tableau de suivi de prospection Excel à télécharger

Ce tableau de suivi de prospection Excel tient ton pipeline commercial sur une seule feuille. Chaque ligne porte une entreprise, son contact, le canal par lequel tu l'as touchée, la date du premier contact, celle de la dernière relance et celle de la prochaine action, plus un statut et un montant estimé.

Trois cartes en haut comptent les prospects encore ouverts, les relances dont la date est passée, et la somme des montants encore en jeu. La ligne passe en vert quand le prospect est gagné, se grise quand il est perdu, et la date de prochaine action vire à l'orange dès qu'elle est dépassée, tant que l'affaire n'est ni gagnée ni perdue.

Sous le tableau, un bloc « Ce que rapporte chaque canal » compte, pour chacun des cinq canaux, le nombre de prospects touchés, le nombre d'affaires gagnées et le taux qui en découle. C'est ce bloc qui répond à la question que le tableau seul ne traite pas, savoir où va ton temps et ce qu'il rapporte.

Douze prospects fictifs sont livrés pour montrer le fichier en fonctionnement. Leurs dates sont calculées par rapport à aujourd'hui plutôt qu'écrites en dur, donc l'exemple reste cohérent quel que soit le jour où tu télécharges le fichier.

Ce que contient le fichier

• Trente lignes de prospects avec entreprise, contact, fonction et canal d'origine
• Canal et statut en listes déroulantes, sept statuts du premier contact à la signature
• Trois dates par prospect : premier contact, dernière relance et prochaine action
• Trois cartes en haut : prospects en cours, relances en retard et pipeline en euros
• Ligne verte quand le prospect est gagné, grisée quand il est perdu
• Prochaine action en orange dès que la date est dépassée
• Un bloc « Ce que rapporte chaque canal » avec prospects, gagnés et taux par canal
• Douze prospects fictifs livrés en exemple, à effacer avant de démarrer

Comment utiliser ce modèle

La colonne qui fait tout le travail est la prochaine action

Un tableau de prospection ne sert pas à archiver ce qui s'est passé, il sert à dire quoi faire aujourd'hui. C'est la colonne Prochaine action qui porte cette fonction, et c'est la seule qu'il ne faut jamais laisser vide sur une affaire ouverte. Une ligne sans date de prochaine action est un prospect que plus personne ne relancera, quelle que soit la qualité du reste du fichier.

La règle pratique tient en une phrase : on ne quitte jamais un échange sans avoir posé la date du suivant. Même une date arbitraire à trois semaines vaut mieux qu'une case vide, elle se déplacera si besoin. Le compteur de relances en retard en haut du tableau ne compte d'ailleurs que les lignes qui portent une date, les autres sont invisibles pour lui comme elles le sont pour toi.

Le canal d'origine est la colonne qu'on oublie de remplir

Noter d'où vient chaque prospect paraît accessoire au moment de la saisie, et c'est pourtant la seule colonne qui permet, trois mois plus tard, de décider où passer son temps. Sans elle, on continue d'aller aux mêmes salons et d'envoyer les mêmes emails par habitude, sans savoir lequel des deux a produit les contrats signés. Le bloc du bas fait ce calcul tout seul dès que la colonne est remplie.

Deux précautions pour que le taux veuille dire quelque chose. Attendre d'avoir une quinzaine de prospects par canal avant d'en tirer une conclusion, parce qu'un canal à deux prospects dont un gagné affiche 50 % sans rien prouver. Et regarder le taux à côté du montant, un canal qui convertit peu mais sur de grosses affaires vaut souvent mieux qu'un canal qui convertit bien sur des petites.

Sept statuts, pas davantage

La liste déroulante propose sept statuts, de « À contacter » à « Gagné » ou « Perdu ». C'est volontairement court. Un pipeline à quinze étapes donne l'illusion de la précision mais devient impossible à tenir à jour, et les statuts intermédiaires finissent par ne plus rien vouloir dire. Sept niveaux suffisent à savoir où en est chaque affaire et à repérer l'endroit du tunnel où les prospects s'arrêtent.

Les deux statuts terminaux comptent autant que les autres. Marquer un prospect « Perdu » plutôt que de le laisser traîner en « Relancé » sort son montant du pipeline et le retire du compteur de relances, ce qui rend les trois cartes du haut lisibles. Un pipeline qui ne se ferme jamais par le bas finit par afficher des montants qui n'existent plus.