Modèle Excel de fichier client à télécharger

Un fichier client n’a d’intérêt que s’il dit quoi faire. Celui-ci calcule pour chaque client la date du dernier échange, à partir d’un journal d’interactions, et le nombre de jours écoulés depuis, ou depuis son entrée au fichier s’il n’a jamais été contacté. Les fiches sans contact depuis plus de 90 jours, un seuil que tu changes dans une case jaune, ressortent en orange, c’est la liste d’appels de la semaine. Dans le journal, une relance passée sans échange depuis ressort aussi en orange, et une relance suivie d’un échange se grise. Une date mal tapée ou un code client inconnu sont refusés à la saisie, et passent en orange s’ils arrivent par un collage, sans fausser les autres fiches.

Il inclut aussi ce que la plupart des modèles oublient, une fiche de registre du traitement. Dès qu’on tient un fichier de clients, on traite des données personnelles, et cette documentation est obligatoire pour toute entreprise, même sans salarié. Elle est pré-remplie, il n’y a qu’à l’adapter.

Ce que contient le fichier

• Une base de 80 fiches, avec segment, origine, statut et accord de démarchage en listes déroulantes, un code en double ou un montant illisible en orange, et le geste pour en ajouter écrit sous le tableau
• Un journal de 300 échanges, code client en liste, canal et date de relance, qui remonte tout seul le dernier contact de chaque client
• Un tableau de bord du portefeuille, répartitions par statut et par origine, chiffre d’affaires par origine et par segment, top cinq clients
• Le compte des fiches sans contact depuis plus de 90 jours, seuil réglable, et de celles sans accord de démarchage
• Une fiche de registre du traitement et la liste de ce qu’il faut dire aux personnes fichées

Comment utiliser ce modèle

L’origine, la colonne qui rentabilise le fichier

Noter d’où vient chaque client coûte trois secondes à la saisie et répond après quelques mois à la question la plus utile qui soit, quel canal rapporte réellement. Le tableau de bord ventile le portefeuille par origine, en nombre de fiches et en chiffre d’affaires.

Le chiffre d’affaires de chaque origine dit non seulement quel canal amène du monde, mais lequel amène les bons clients. Un canal qui remplit le fichier de petits comptes ne vaut pas un canal qui en amène trois gros.

Ce que la loi demande quand on tient un fichier client

Tenir un registre de ses traitements est obligatoire pour toute entreprise qui traite des données personnelles, y compris à un seul salarié. Il se conserve en interne, il ne se dépose nulle part, mais il doit pouvoir être présenté en cas de contrôle.

Les durées de conservation ne sont pas laissées à l’appréciation de chacun. La référence courante est de trois ans après le dernier contact pour un prospect, et de dix ans pour les pièces comptables liées à une relation commerciale terminée.