Modèle Excel de fichier client à télécharger

Un fichier client n’a d’intérêt que s’il dit quoi faire. Celui-ci calcule pour chaque client la date du dernier échange, à partir d’un journal d’interactions, et le nombre de jours écoulés depuis. Les fiches sans contact depuis plus de trois mois ressortent en orange, c’est la liste d’appels de la semaine.

Il inclut aussi ce que la plupart des modèles oublient, une fiche de registre du traitement. Dès qu’on tient un fichier de clients, on traite des données personnelles, et cette documentation est obligatoire pour toute entreprise, même sans salarié. Elle est pré-remplie, il n’y a qu’à l’adapter.

Ce que contient le fichier

• Une base de 80 fiches, avec segment, origine, statut et accord de démarchage en listes déroulantes
• Un journal de 80 interactions, canal et date de relance, qui remonte tout seul le dernier contact de chaque client
• Un tableau de bord du portefeuille, chiffre d’affaires, répartitions par statut et par origine, top cinq clients
• Le compte des fiches sans contact depuis plus de 90 jours et de celles sans accord de démarchage
• Une fiche de registre du traitement et la liste de ce qu’il faut dire aux personnes fichées

Comment utiliser ce modèle

L’origine, la colonne qui rentabilise le fichier

Noter d’où vient chaque client coûte trois secondes à la saisie et répond après quelques mois à la question la plus utile qui soit, quel canal rapporte réellement. Le tableau de bord ventile le portefeuille par origine.

Croisé avec le chiffre d’affaires par segment, cela dit non seulement quel canal amène du monde, mais lequel amène les bons clients. Un canal qui remplit le fichier de petits comptes ne vaut pas un canal qui en amène trois gros.

Ce que la loi demande quand on tient un fichier client

Tenir un registre de ses traitements est obligatoire pour toute entreprise qui traite des données personnelles, y compris à un seul salarié. Il se conserve en interne, il ne se dépose nulle part, mais il doit pouvoir être présenté en cas de contrôle.

Les durées de conservation ne sont pas laissées à l’appréciation de chacun. La référence courante est de trois ans après le dernier contact pour un prospect, et de dix ans pour les pièces comptables liées à une relation commerciale terminée.