Modèle Excel de tableau de bord financier à télécharger

Ce modèle Excel de tableau de bord financier part d’un principe simple, tout se saisit au même endroit. La feuille Écritures prévoit cent cinquante lignes et tu y notes une ligne par opération, avec sa date, son libellé, son poste choisi dans une liste déroulante, son montant, une colonne Encaissé qui dit si l’argent a bougé sur le compte et une colonne Réglé le pour la date du règlement quand il arrive après la facture. Trois colonnes grisées se remplissent toutes seules à droite, la nature de l’opération, son mois et le mois du règlement, et ce sont elles qui alimentent tout le reste du fichier. Une opération sans date ou datée d’une autre année que l’exercice suivi passe en rouge, reste hors du résultat, et sa colonne Mois dit pourquoi. L’exemple d’ouverture contient cent opérations, huit mois d’activité d’un petit atelier d’agencement, du loyer de janvier aux factures d’août encore en attente de règlement.

La feuille Pilotage est l’écran que le dirigeant regarde. Cinq indicateurs en haut donnent le chiffre d’affaires, la marge sur coût variable, le résultat, la trésorerie disponible et l’écart au chiffre d’affaires prévu. En dessous, un tableau de douze lignes déroule l’année civile mois par mois avec le chiffre d’affaires, les charges variables, la marge, les charges fixes, le résultat, le chiffre d’affaires prévu, l’écart, les encaissements, les décaissements et la trésorerie de fin de mois. Rien ne s’y saisit, tout vient de SOMMEPROD qui va chercher les écritures une par une. Tu indiques dans la feuille Paramètres le mois où ta situation est arrêtée, si bien que les mois pas encore écoulés restent vides au lieu d’afficher un écart catastrophique au budget, défaut le plus courant des tableaux de bord bricolés à la main, et qu’une échéance payée d’avance ne fait pas croire que l’année est finie.

La colonne Encaissé est la vraie trouvaille du fichier. C’est elle qui sépare le résultat, qui compte toutes les opérations, de la trésorerie, qui ne compte que celles qui sont réglées. Une facture non encaissée passe en orange sur la feuille Écritures, entre dans le chiffre d’affaires du mois et reste hors des encaissements, exactement comme dans la vraie vie. Le jour où le client paie, tu notes la date dans la colonne Réglé le, et l’argent entre dans la trésorerie de ce mois-là sans réécrire les mois passés. Plus bas sur la feuille Pilotage, le seuil de rentabilité et le point mort se calculent depuis les charges fixes constatées et le taux de marge mesuré sur les ventes réelles, projetés sur douze mois au rythme des mois écoulés, jamais depuis des chiffres tapés à la main, et le fichier annonce la date à laquelle l’entreprise couvre ses charges.

Ce que contient le fichier

• Une feuille Écritures de cent cinquante lignes, la seule où l’on saisit, avec date, libellé, poste, montant, colonne Encaissé et date du règlement, la nature, le mois et le mois du règlement se déduisant tout seuls, et les opérations hors de l’exercice signalées en rouge
• Une feuille Pilotage avec cinq indicateurs et le tableau des douze mois de l’année civile, du chiffre d’affaires à la trésorerie de fin de mois, en passant par la marge, le résultat et l’écart au chiffre d’affaires prévu
• Un bloc seuil de rentabilité et point mort calculé depuis les charges fixes constatées et le taux de marge sur coût variable, projetés au rythme des mois écoulés, avec la date à laquelle l’entreprise devient rentable
• Une feuille Paramètres de vingt lignes de postes, dont six libres, où tu définis leur nature de vente, de charge variable ou de charge fixe et leur budget mensuel, plus les cases jaunes de l’exercice, de la trésorerie de départ et du mois de situation
• Une feuille Par poste qui confronte le réalisé de chaque poste à son budget à date, colore en rouge les charges qui dérapent et en vert les ventes qui dépassent, et montre la part de chaque charge dans le total

Comment utiliser ce modèle

Le résultat, la trésorerie et le seuil, trois lectures de la même année

Un dirigeant de très petite entreprise se fait rattraper par le même piège chaque année. Son activité est rentable, son comptable le lui confirme, et pourtant le compte en banque descend. La raison tient en une phrase, le résultat se compte au moment où la facture part, la trésorerie au moment où l’argent arrive. Entre les deux, il y a le délai de paiement des clients, qui atteint couramment quarante-cinq jours et parfois davantage dans le bâtiment ou la sous-traitance industrielle. Une entreprise qui grossit vite creuse mécaniquement ce décalage, parce qu’elle avance de plus en plus de charges avant d’encaisser. C’est pour cette raison qu’un tableau de bord qui ne montrerait que le résultat serait dangereux, et qu’il faut lire les deux courbes côte à côte.

La deuxième distinction utile sépare les charges variables des charges fixes. Une charge variable bouge avec l’activité, comme les marchandises revendues, la sous-traitance confiée sur un chantier ou la commission versée à un apporteur d’affaires. Une charge fixe tombe même un mois sans vente, comme le loyer, les salaires, les assurances ou les abonnements. Retirer les charges variables du chiffre d’affaires donne la marge sur coût variable, c’est-à-dire ce qui reste réellement disponible pour payer le reste. Exprimée en pourcentage du chiffre d’affaires, elle devient le taux de marge sur coût variable, et c’est le chiffre le plus parlant d’une petite entreprise, bien plus que le résultat net qui dépend de choix comptables sur lesquels le dirigeant n’a pas la main.

Le seuil de rentabilité se déduit alors sans effort. Il vaut les charges fixes divisées par le taux de marge sur coût variable, et il répond à la question du chiffre d’affaires minimum à réaliser pour ne rien perdre. Une entreprise qui supporte cent mille euros de charges fixes avec un taux de marge de soixante-dix pour cent doit facturer cent quarante-trois mille euros dans l’année. Le point mort traduit ce montant en date, en le rapportant au rythme de facturation constaté. Il se lit comme un signal d’alarme quand il tombe en novembre, parce qu’il ne reste alors presque plus rien de l’année pour dégager un bénéfice, et comme une bonne nouvelle quand il tombe avant l’été. Le calculer sur les chiffres réels plutôt que sur un prévisionnel écrit en janvier change tout, puisqu’il se déplace au fil des mois selon ce qui se passe vraiment.