Travaux de copropriété Excel à télécharger

Un conseil syndical sort d'une assemblée générale avec des devis votés et une addition à répartir entre huit, vingt ou soixante copropriétaires. Le calcul n'a rien de sorcier, mais il se refait chaque fois depuis zéro et il produit deux erreurs qui ne se voient qu'à la fin. La première, ce sont des tantièmes qui ne totalisent pas la base du règlement de copropriété, et toute la répartition devient fausse sans que rien ne le signale. La seconde, ce sont les arrondis, parce que huit quotes-parts arrondies au centime ne retombent presque jamais sur le montant exact du chantier.

Ce modèle Excel traite les deux. La feuille Répartition affiche en permanence le total des tantièmes saisis face à la base du règlement, et le bloc de contrôle vire au rouge dès qu'un écart apparaît, avec la phrase qui dit pourquoi la suite est fausse. Les quotes-parts, elles, ne sont pas l'arrondi d'un produit mais la différence de deux arrondis de cumuls, ce qui fait mécaniquement retomber la somme sur le montant du chantier, quel que soit le nombre de lots. Un second contrôle affiche l'écart d'arrondi, et il vaut zéro.

Les deux autres feuilles suivent le chantier. La feuille Devis reçoit un devis par ligne avec son montant hors taxes et son taux de TVA, et seuls ceux que l'assemblée a retenus alimentent le montant à répartir. Une décision ou un taux qui ne vient pas de la liste, ou un devis retenu sans taux ni montant, passe en orange, et la feuille Le chantier le compte à part au lieu de le perdre. La feuille Appels de fonds découpe ce montant en trois échéances dont tu fixes la date et le pourcentage, puis affiche pour chaque copropriétaire ce qui lui est appelé, ce qui est exigible à la date du point des paiements, ce qu'il a versé et ce qu'il reste à encaisser, en rouge quand il est en retard sur un appel exigible et en vert dès qu'il est soldé.

Ce que contient le fichier

• Une feuille de synthèse avec six cases jaunes, la copropriété, la date de l'assemblée, la base des tantièmes, le budget prévisionnel et le plan pluriannuel de travaux
• Un tableau de seize devis avec entreprise, montant hors taxes, taux de TVA en liste déroulante, devis sans TVA compris, et décision de l'assemblée, seul le devis retenu comptant dans le chantier et un devis incomplet passant en orange
• Une répartition de vingt copropriétaires aux tantièmes, dont la somme des quotes-parts retombe exactement sur le montant des travaux, au centime
• Deux contrôles visibles, l'un sur le total des tantièmes face à la base du règlement, l'autre sur l'écart d'arrondi de la répartition, tous deux rouges dès qu'une valeur cloche
• Un échéancier de trois appels de fonds, extensible, et le suivi des versements par copropriétaire, avec ce qui est exigible à la date du point, le reste dû, le retard et l'état soldé, à jour, en retard ou aucun versement
• Le calcul de la cotisation annuelle minimale au fonds de travaux, à partir du budget prévisionnel et du plan pluriannuel

Comment utiliser ce modèle

Ce qu'un conseil syndical doit vérifier avant d'appeler des fonds

Les tantièmes ne sont pas une invention du syndic, ils viennent de l'état descriptif de division annexé au règlement de copropriété, et ils mesurent la part de chaque lot dans les parties communes. Le règlement fixe leur base, presque toujours 1 000 ou 10 000, et c'est cette base qui doit être atteinte à l'unité près quand on additionne les tantièmes de tous les lots. Un règlement peut d'ailleurs porter plusieurs grilles, une grille générale pour les charges communes et des grilles spéciales pour l'ascenseur ou le chauffage collectif, auquel cas la répartition d'un chantier suit la grille correspondant à l'équipement concerné. Se tromper de grille, ou recopier des tantièmes qui ne totalisent pas la base, fausse la totalité des quotes-parts sans qu'aucun chiffre n'ait l'air anormal.

Le calendrier de paiement, lui, n'obéit à aucun délai légal. L'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 dit simplement que les sommes dues au titre de travaux hors budget prévisionnel sont exigibles selon les modalités votées par l'assemblée générale, ce qui veut dire que l'échéancier et les dates sont ceux du procès-verbal, et rien d'autre. C'est très différent des provisions du budget prévisionnel courant, qui se versent par quart, le premier jour de chaque trimestre ou de la période fixée en assemblée. Un appel de fonds travaux qui ne correspond pas à l'échéancier voté se conteste, d'où l'intérêt de recopier les trois dates du procès-verbal dans le fichier plutôt que de les improviser.

Le fonds de travaux, enfin, est devenu une obligation pour toute copropriété à usage total ou partiel d'habitation, sans condition de taille, la seule dispense portant sur les dix premières années qui suivent la réception des travaux de construction de l'immeuble. La cotisation annuelle a deux planchers. Elle vaut au moins 5 % du budget prévisionnel voté, et au moins 2,5 % du montant des travaux inscrits au plan pluriannuel dès qu'un plan a été adopté. C'est le plus élevé des deux qui s'applique, jamais leur somme, et le fichier fait le calcul à partir des deux montants que tu saisis. Ce fonds n'est pas une taxe de plus, c'est ce qui évite d'appeler quarante mille euros d'un coup le jour où la toiture lâche.