Inventaire de location meublée Excel à télécharger

Un bail meublé ne tient que par son annexe. La loi impose d’y joindre un inventaire détaillé du mobilier, meuble par meuble, et c’est ce document que les deux parties rouvrent au moment de rendre les clés. Ce modèle Excel lui donne la forme qui lui manque, une ligne par meuble ou par équipement, avec la pièce, la quantité, l’état à l’entrée et à la sortie choisis dans des listes déroulantes, la valeur de remplacement, une colonne d’observations et l’élément du décret que le meuble couvre, choisi lui aussi dans une liste. Une colonne calculée nomme l’écart entre les deux visites, « Identique », « Amélioré » ou « Dégradé de deux crans », et la suivante chiffre ce que cet écart représente.

La deuxième feuille est celle qui change tout. Elle reprend les onze éléments que le décret du 31 juillet 2015 exige d’un logement meublé, dans leur formulation officielle, et compte pour chacun les lignes de ton inventaire qui le couvrent, sans jamais deviner à partir des mots, si bien qu’un lave-vaisselle ne passe pas pour de la vaisselle ni une table de chevet pour une table avec ses sièges. Ce qui manque passe en rouge, avec le compte des absents et la phrase qui va avec. C’est le contrôle que personne ne fait, alors qu’un seul élément absent suffit à faire requalifier le bail en location nue, avec la durée qui passe de un à trois ans, le dépôt de garantie ramené à un mois de loyer et des revenus qui basculent des bénéfices industriels et commerciaux aux revenus fonciers.

La troisième feuille chiffre la sortie. Chaque meuble descendu d’un cran, de bon à usagé par exemple, déclenche une retenue calculée sur sa valeur de remplacement, selon trois taux que tu règles toi-même dans les cases jaunes. Le total remonte pièce par pièce, meubles sans pièce compris sur une ligne à part, se déduit du dépôt de garantie versé et affiche le solde à restituer. Une ligne dégradée sans quantité ou sans valeur est signalée au lieu de compter pour zéro. La première feuille, elle, est réglée pour l’impression en paysage sur une page A4, avec la ligne « Fait à, le » et les deux cadres de signature, parce qu’un inventaire est une annexe du bail que le bailleur et le locataire signent tous les deux.

Ce que contient le fichier

• Un tableau de quarante lignes, une par meuble ou équipement, avec la pièce et la quantité, déjà rempli d’un exemple de deux-pièces à remplacer
• Les états à l’entrée et à la sortie choisis dans une même liste déroulante, de « Très bon » à « Mauvais », et tout « Mauvais » qui vire au rouge
• Une colonne « Évolution » qui nomme l’écart entre les deux visites, et une colonne qui chiffre la retenue correspondante sur la valeur de remplacement
• Le contrôle des onze éléments obligatoires du décret du 31 juillet 2015, recopiés mot pour mot, qui compte les lignes où tu as choisi l’élément couvert, avec le verdict par élément et le compte de ce qui manque
• Un récapitulatif par pièce avec une ligne pour les meubles sans pièce, le solde du dépôt de garantie à restituer et une première feuille réglée pour l’impression avec les deux zones de signature

Comment utiliser ce modèle

Ce qu’un logement doit contenir pour être loué meublé

La liste n’est ni longue ni négociable. Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 fixe onze éléments qu’un logement doit comporter pour être loué meublé à titre de résidence principale, et il n’en existe pas de version allégée. On y trouve la literie avec couette ou couverture, un dispositif d’occultation des fenêtres dans les pièces qui servent de chambre, des plaques de cuisson, un four ou un four à micro-ondes, un réfrigérateur et un congélateur, la vaisselle nécessaire aux repas, les ustensiles de cuisine, une table et des sièges, des étagères de rangement, des luminaires et du matériel d’entretien ménager adapté au logement. C’est un minimum, jamais un maximum, et le bail peut toujours en prévoir davantage.

Ce que coûte un élément manquant n’a rien d’une amende. Le juge peut requalifier le bail en location nue, et la mécanique se met alors en marche toute seule. La durée passe de un à trois ans, ce qui bloque le logement bien plus longtemps que prévu. Le dépôt de garantie retombe à un mois de loyer hors charges, l’excédent devant être rendu. Le congé du bailleur obéit au préavis de six mois au lieu de trois. Et les loyers cessent d’être imposés en bénéfices industriels et commerciaux pour rejoindre les revenus fonciers, ce qui fait perdre l’abattement du micro-BIC et l’amortissement du mobilier. Un aspirateur oublié se paie donc bien au-delà de son prix.

L’inventaire, lui, est une pièce de preuve avant d’être un formulaire. Il s’établit de façon contradictoire, en présence des deux parties, à la remise des clés puis à leur restitution, et chacune en garde un exemplaire signé. Sans lui, le bailleur ne peut retenir aucune somme sur le dépôt de garantie, faute de pouvoir montrer l’état d’origine. Avec lui, la retenue reste soumise à la vétusté, car un canapé de huit ans ne se remplace jamais au prix du neuf, d’où l’intérêt d’appliquer une grille de vétusté avant de chiffrer quoi que ce soit. Le dépôt se restitue ensuite dans le mois qui suit la remise des clés quand la sortie est conforme à l’entrée, dans les deux mois sinon, et tout retard le majore de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois commencé.