Ordre de mission Excel à télécharger

Un déplacement professionnel se joue en deux temps que personne ne tient au même endroit. Avant le départ, l'employeur autorise le trajet par écrit, en disant l'objet, les dates, le lieu et le moyen de transport permis. Au retour, le salarié rend le compte de ce qu'il a engagé, et c'est ce même document qui justifie la dépense. Ce modèle Excel garde les deux moments côte à côte, plus le registre qui suit chaque mission jusqu'à son remboursement.

La première feuille est l'ordre de mission lui-même. Elle porte l'employeur, le salarié, l'objet, le lieu, les dates de départ et de retour avec leurs heures, le moyen de transport autorisé, le véhicule utilisé avec sa puissance fiscale, l'hôtel quand l'employeur le réserve et le paie lui-même, et l'avance versée. Le nombre de jours et de nuits se déduit tout seul des deux dates. Sa mise en page est déjà réglée sur une page A4 en portrait, avec les deux zones de signature en bas, donc un simple Ctrl+P suffit pour la faire signer.

La deuxième feuille fait le décompte, sans redemander ce que l'ordre contient déjà, puisqu'elle en reprend la puissance fiscale du véhicule, le nombre de nuits et l'avance versée. Tu choisis le barème appliqué dans une liste déroulante, tu donnes le total de kilomètres parcourus dans l'année pour l'employeur, et le fichier calcule le taux kilométrique de la bonne tranche du barème fiscal. Les repas et les nuitées partent au forfait, les nuitées tombant à zéro quand l'employeur a réglé l'hôtel lui-même, puis les péages et les parkings se saisissent au réel, ligne par ligne, et toute dépense sans justificatif coché vire à l'orange. Tant qu'une réponse manque ou sort de sa liste, sa case passe en orange et le net attend, avec une ligne qui dit quoi corriger. La troisième feuille aligne les missions de l'année, chacune collée en une fois depuis une ligne grise qui recompose la mission en cours, et la quatrième tient les barèmes que tu peux corriger dès qu'ils bougent.

Ce que contient le fichier

• Un ordre de mission prêt à imprimer en A4 portrait, avec l'objet, les dates, le lieu, le transport autorisé, le véhicule et sa puissance fiscale, et les deux zones de signature
• Un décompte qui reprend de l'ordre de mission la puissance du véhicule, les nuits et l'avance, sans rien te faire retaper au retour, et dont le net attend tant qu'une réponse manque
• Le barème kilométrique fiscal des voitures, ses trois tranches et ses cinq puissances, avec la majoration de 20 % du véhicule électrique
• Les forfaits de repas et de nuitée du secteur privé et de la fonction publique d'État, choisis dans une seule liste déroulante
• Douze lignes de frais au réel avec un poste en liste déroulante et une alerte orange sur toute dépense dont le justificatif manque
• Un registre de vingt-quatre missions où chaque mission se colle en une fois depuis l'ordre et le décompte, avec le statut en couleur et le total de l'année, missions annulées exclues

Comment utiliser ce modèle

Pourquoi l'ordre de mission vaut plus qu'une simple formalité

Rembourser un salarié qui s'est déplacé n'est pas un cadeau, c'est le remboursement d'une dépense engagée dans l'intérêt de l'entreprise. Cette qualification a une conséquence directe, puisqu'un frais professionnel échappe aux cotisations sociales là où un complément de salaire y est soumis. Encore faut-il pouvoir prouver que le déplacement était bien professionnel, qu'il a été autorisé, et qu'il correspond à une mission identifiée. C'est exactement ce que l'ordre de mission écrit établit, et c'est la première pièce qu'un contrôleur demande. Un accord donné de vive voix ne laisse aucune trace, et l'employeur se retrouve à défendre une dépense dont plus rien n'atteste qu'elle lui incombait.

Le calcul de l'indemnité kilométrique se trompe presque toujours de la même façon. Le barème fiscal n'est pas un prix au kilomètre, c'est un forfait annuel à trois tranches, choisies sur le total des kilomètres parcourus dans l'année pour l'employeur, avec une constante ajoutée sur la tranche intermédiaire. Multiplier les kilomètres d'une mission isolée par le coefficient de la première tranche surestime le remboursement dès que le compteur annuel passe 5 000 kilomètres. Le fichier ramène donc le barème à un taux moyen, arrondi à cinq décimales pour ne pas rembourser au-dessus du barème, avant de l'appliquer à une mission, et ce taux bouge quand le kilométrage annuel change, ce qui est le comportement attendu. Autre piège fréquent, ce barème couvre déjà le carburant, l'entretien, les pneus, l'assurance et la dépréciation du véhicule, alors que les péages et les parkings, eux, s'ajoutent au réel.

Les forfaits de repas et d'hébergement n'obéissent pas au même texte selon l'employeur. Dans le secteur privé, ils relèvent de l'arrêté du 4 septembre 2025 et se révisent chaque 1er janvier, avec un repas au restaurant à 21,40 € et une nuitée petit déjeuner compris qui dépasse 76 € à Paris et en petite couronne, un peu moins de 57 € ailleurs en métropole. Dans la fonction publique d'État, le décret n° 2006-781 fixe des montants tout autres, 20 € le repas mais jusqu'à 140 € la nuitée parisienne. Appliquer le barème du privé à un agent public divise son hébergement par deux, d'où la liste déroulante qui sépare les deux régimes dans le fichier. Et dans les deux cas, la nuitée forfaitaire suppose un grand déplacement, c'est-à-dire l'impossibilité de rentrer chez soi chaque jour, présumée quand le lieu de mission est à au moins 50 kilomètres du domicile et que les transports en commun ne permettent pas d'y aller en moins d'une heure trente. Elle n'est pas due non plus quand l'employeur réserve et paie l'hôtel lui-même, et le décompte du fichier la met alors à zéro.