Chapitre 1 · Débutant · Leçon 5 / 26
Formules essentielles
Tout ce qui fait la puissance d'Excel tient dans un seul caractère : le signe égal. Dès que tu tapes = dans une cellule, tu ne saisis plus une valeur fixe, tu donnes un ordre de calcul. Excel exécute, affiche le résultat, et le recalcule à chaque fois que tes données changent. C'est ce qui transforme une grille de chiffres en outil vivant.
Une formule Excel est une instruction qui calcule un résultat à partir de tes données. Elle commence toujours par le signe égal, puis combine des références de cellules, des nombres, des opérateurs et parfois des fonctions. =A1+A2 additionne deux cellules, =MOYENNE(B1:B10) calcule une moyenne. Tu écris la logique une fois, Excel s'occupe du reste.
Le réflexe à prendre dès aujourd'hui
Toute formule commence par =. Sans lui, Excel prend ta saisie pour du texte et ne calcule rien. Si une cellule affiche « A1+A2 » au lieu d'un nombre, le coupable est presque toujours le signe égal oublié.
L'anatomie d'une formule
Une formule se lit comme une phrase : un début, des éléments, un ordre. Une fois que tu reconnais ces trois briques, tu peux écrire et corriger n'importe quel calcul.
Le signe égal ouvre toute formule. Il indique à Excel : « ce qui suit est un calcul, pas du texte ». C'est le déclencheur, sans lui rien ne se passe et la cellule reste une simple saisie.
Les références de cellules pointent les données. A1, B2, C10 désignent des cases du tableau. Au lieu d'écrire un nombre en dur, tu pointes la cellule qui le contient : si la valeur change, le calcul suit automatiquement, sans rien retoucher.
Les opérateurs relient ces éléments. Les quatre de base sont + addition, - soustraction, * multiplication et / division. On y ajoute les comparateurs >, < et = pour les tests logiques que tu verras plus loin.
Réunis ces briques et tu obtiens une formule lisible. Prenons deux exemples à décortiquer.
Une addition simple :
=A1+A2Signe égal, puis l'addition des cellules A1 et A2. Si A1 vaut 30 et A2 vaut 12, la cellule affiche 42. Change A1 en 50, le résultat passe à 62 sans rien retoucher.
Un calcul avec parenthèses :
=(A1+A2)*1,2Ici les parenthèses imposent l'ordre : Excel additionne A1 et A2 d'abord, puis multiplie le total par 1,2 (un montant hors taxes passé en TTC à 20 %). Sans parenthèses, =A1+A2*1,2 multiplierait seulement A2, car la multiplication passe avant l'addition.
L'ordre des calculs
Excel respecte les règles mathématiques : multiplication et division avant addition et soustraction. Les parenthèses forcent l'ordre que tu veux. En cas de doute, mets des parenthèses : elles ne coûtent rien et rendent la formule lisible.
Références relatives et absolues
Tu sais maintenant assembler une formule. Reste le concept qui débloque la vraie productivité d'Excel : écrire un calcul une fois, puis le recopier sur des centaines de lignes. Pour ça, il faut comprendre comment les références se comportent à la recopie.
La référence relative se décale : quand tu recopies une formule vers le bas, A1 devient A2, A3, A4, la référence suit la formule. C'est le comportement par défaut, idéal pour appliquer le même calcul ligne par ligne, un sous-total par commande par exemple.
La référence absolue reste figée : les dollars de $A$1 bloquent la référence. Même recopiée partout, elle pointe toujours la même cellule, indispensable quand toutes tes lignes doivent utiliser une valeur unique, un taux de TVA, un taux de change, un objectif commun.
Mettons les deux ensemble sur un cas concret : appliquer une TVA fixe. Tu as une colonne de prix hors taxes en B (B2, B3, B4…) et le taux de TVA dans la cellule E1 (par exemple 0,2 pour 20 %), et tu veux le prix TTC de chaque ligne en C. En C2, la formule s'écrit :
=B2*(1+$E$1)B2 est relatif : il devient B3, B4 quand tu recopies vers le bas. $E$1 est absolu : chaque ligne va chercher le taux dans la même cellule. Tu écris la formule une fois, tu attrapes le petit carré en bas à droite de la cellule (la poignée de recopie) et tu tires vers le bas. Toute la colonne se remplit.
Astuce : pour basculer une référence de relative à absolue, sélectionne-la dans la formule et appuie sur F4. Chaque pression ajoute ou retire les dollars (A1 → $A$1 → A$1 → $A1).
Les fonctions essentielles à connaître
Une fonction est un calcul pré-programmé qui porte un nom. Au lieu d'écrire =A1+A2+A3+...+A100, tu écris =SOMME(A1:A100). Quelques fonctions couvrent l'essentiel quand on débute ; pour chacune, l'idée et la syntaxe minimale suffisent, le détail complet vit sur sa page dédiée.
SOMME additionne une plage avec =SOMME(A1:A10). La fonction la plus utilisée d'Excel : un total de ventes, une colonne de dépenses, un cumul d'heures. Tu peux additionner plusieurs plages d'un coup avec =SOMME(A1:A10;C1:C10).
MOYENNE calcule la moyenne d'une plage avec =MOYENNE(B1:B10), idéale pour une note moyenne, un panier moyen, une température moyenne. Elle ignore les cellules vides mais compte les zéros, ce qui change le résultat.
MIN et MAX repèrent les extrêmes : =MAX(C1:C10) renvoie la plus grande valeur, MIN la plus petite. Parfait pour trouver le meilleur mois ou la dépense la plus basse sans trier toute la colonne à la main.
NB et NBVAL comptent : =NBVAL(A1:A10) compte toutes les cellules non vides (texte compris), tandis que NB ne compte que les nombres. Tu obtiens ainsi le nombre de commandes, de participants ou de lignes remplies.
SI teste une condition avec =SI(A1>10;"OK";"Trop bas") : il renvoie une valeur si le test est vrai, une autre s'il est faux. C'est la porte d'entrée de la logique dans Excel, pour valider un seuil ou afficher un statut.
RECHERCHEX va chercher une valeur dans un tableau à partir d'une clé, avec =RECHERCHEX("Dupont";A:A;B:B) : tu retrouves le prix d'un produit par sa référence ou le nom d'un client par son identifiant. C'est la version moderne et plus simple de RECHERCHEV.
Tu n'as pas à tout retenir
Ces quelques fonctions traitent déjà la grande majorité des besoins courants. Pour le reste, le bon réflexe n'est pas de mémoriser, c'est de savoir où chercher : un besoin précis arrive, tu vas voir la fonction qui y répond, tu la réutilises, et elle finit par rentrer toute seule.
Combiner deux fonctions
Chaque fonction prise seule rend déjà service. La vraie puissance arrive quand tu les combines : le résultat de l'une devient l'argument de l'autre, ou une fonction filtre avant de calculer. Pas besoin de formules à rallonge pour commencer, deux exemples simples suffisent.
Additionner sous condition avec SOMME.SI. Tu as une colonne de régions en A et une colonne de ventes en B, et tu veux le total des ventes de la seule région « Nord » :
=SOMME.SI(A2:A100;"Nord";B2:B100)Excel parcourt la plage A2:A100, repère chaque ligne « Nord », et additionne uniquement les ventes correspondantes dans B2:B100. C'est une SOMME qui ne s'applique qu'aux lignes qui passent un test : tu as combiné le calcul et la condition en une seule formule.
Classer un résultat avec un SI lisible. Tu as des notes dans la colonne A et tu veux afficher « Reçu » à partir de 10, « Recalé » en dessous, dans la colonne B :
| A | B | |
|---|---|---|
| 1 | Note | Résultat |
| 2 | 14 | Reçu |
| 3 | 8 | Recalé |
| 4 | 12 | Reçu |
En B2, la formule s'écrit :
=SI(A2>=10;"Reçu";"Recalé")Excel teste si A2 est supérieur ou égal à 10. Si oui, il affiche « Reçu », sinon « Recalé ». Recopie la formule sur toute la colonne et chaque ligne se classe seule. Quand tu seras à l'aise, tu pourras imbriquer un SI dans un autre pour gérer trois cas ou plus.
Les formules de base par métier
Tu as maintenant les briques et le réflexe de les combiner. Les mêmes fonctions servent partout, on les agence juste différemment selon le besoin. Voici trois usages concrets à reprendre tels quels.
En comptabilité : un solde de trésorerie avec =SOMME(Recettes)-SOMME(Dépenses), un taux de marge en =(Vente-Coût)/Vente, et un SI qui signale « Découvert » quand le solde passe sous zéro. Trois formules et le tableau se met à jour seul.
Au commercial : le chiffre d'affaires par vendeur avec SOMME.SI, l'atteinte d'objectif en =Réalisé/Objectif, et un SI qui affiche « Prime » au-dessus de 100 %. RECHERCHEX retrouve le tarif d'un produit par sa référence.
En ressources humaines : le total d'heures travaillées avec SOMME, le nombre de présents via NBVAL, et un SI qui repère les dépassements du temps de travail. RECHERCHEX ramène le service d'un salarié à partir de son matricule.
Questions fréquentes sur les formules Excel
Clique sur une cellule vide, tape le signe égal, puis ton calcul. Par exemple =A1+A2 additionne les deux cellules, ou =10*5 calcule directement. Valide avec Entrée : Excel affiche le résultat et garde la formule visible dans la barre de formule en haut.
Cinq fonctions couvrent l'essentiel : SOMME pour additionner, MOYENNE pour la moyenne, MIN et MAX pour les extrêmes, NB et NBVAL pour compter, et SI pour tester une condition. Avec ces fonctions et les opérateurs de base, tu traites déjà la majorité des besoins courants.
Une référence relative comme A1 se décale quand tu recopies la formule vers le bas ou le côté. Une référence absolue comme $A$1, figée par les dollars, pointe toujours la même cellule, même après recopie. Tu utilises l'absolue pour un taux ou une constante partagée par toute une colonne.
#NOM? signale un nom de fonction mal orthographié ou un texte sans guillemets. #DIV/0! apparaît quand tu divises par une cellule vide ou par zéro. #VALEUR! veut dire qu'une opération mélange texte et nombres. Chaque code pointe une cause précise à corriger dans la formule.
En version française d'Excel, les arguments d'une fonction se séparent par un point-virgule : =SOMME(A1;A2;A3). La virgule sert de séparateur décimal dans les nombres. En version anglaise, c'est l'inverse. Si une fonction renvoie une erreur, vérifie d'abord ce séparateur.
Non. Une dizaine de fonctions couvrent la plupart des cas, et tu retiens les autres au fil des besoins. Le réflexe utile est de savoir où chercher : le dictionnaire des formules liste les 500+ fonctions avec leur syntaxe et un exemple, à consulter quand un besoin précis arrive.
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