Carnet d'entretien de l'immeuble Excel à télécharger

Tout syndicat de copropriété doit tenir un carnet d'entretien de l'immeuble. Ce n'est pas une bonne pratique, c'est une obligation posée par l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965, dont le décret du 30 mai 2001 fixe le contenu mention par mention. Le carnet est consultable par les copropriétaires depuis l'espace en ligne de la copropriété, et il est annexé à la promesse de vente de chaque lot. Dans les faits, il existe rarement, ou il prend la forme d'un classeur papier que trois syndics successifs se sont transmis sans jamais le rouvrir.

Ce modèle Excel le remet debout, et il fait ce qu'un carnet papier ne fera jamais. Chaque contrat d'entretien porte sa date de début, sa durée, la durée de sa reconduction tacite et son préavis, et le fichier en déduit l'échéance en cours, qu'il repousse d'une période à chaque reconduction, la date limite pour le dénoncer et le nombre de jours qui restent. La ligne passe à l'orange quand cette date limite entre dans le délai d'alerte, puis au rouge une fois qu'il est trop tard pour dénoncer. C'est exactement le moment où une copropriété se retrouve engagée pour un an de plus sur un contrat d'ascenseur qu'elle voulait remettre en concurrence. Quand le préavis est au moins égal à la reconduction, un contrat mensuel avec un mois de préavis par exemple, le fichier affiche directement la première échéance qu'une lettre envoyée à temps peut encore arrêter, et sa date limite.

L'historique des travaux marche sur le même principe. Tu notes l'année, la nature du chantier, l'entreprise, le montant et la date de réception, tu choisis dans une liste la plus longue des garanties qui s'appliquent au chantier, et le fichier calcule la date à laquelle elle s'éteint. Les diagnostics ont leur propre feuille avec leur date de péremption, qui tient compte de la fin anticipée des DPE établis avant juillet 2021, et une dernière feuille reprend les huit mentions du décret en indiquant, pour chacune, l'endroit précis du fichier où elle est renseignée. Ce carnet garde la mémoire de l'immeuble, pas ses comptes, qui restent dans le modèle de syndic bénévole.

Ce que contient le fichier

• Une feuille d'identité avec l'adresse de l'immeuble, son numéro d'immatriculation, le syndic en exercice, sa carte professionnelle et la date de la dernière mise à jour du carnet, saisis une seule fois en tête du fichier
• Le tableau des contrats d'assurance du syndicat, six lignes avec leur numéro et leur échéance, plus le total des primes annuelles et le compte de ceux qui arrivent à terme
• Vingt lignes de contrats d'entretien, ascenseur, chaufferie, toiture, espaces verts ou extincteurs, avec la reconduction tacite, l'échéance en cours qui avance à chaque reconduction, la date limite de dénonciation et le coût annuel
• Un délai d'alerte que tu règles toi-même, en jours, qui fait passer à l'orange les contrats à dénoncer et au rouge ceux qu'il est trop tard pour dénoncer avant leur reconduction
• Vingt-cinq lignes d'historique de travaux avec le montant, la date de réception, la garantie choisie dans une liste et la date de fin calculée automatiquement, et dix lignes pour le programme pluriannuel voté
• Une feuille de vingt diagnostics avec la date de péremption de chacun, et une feuille de référence qui reprend les huit mentions imposées par le décret du 30 mai 2001

Comment utiliser ce modèle

Ce que la loi met dans un carnet d'entretien, et ce qu'elle n'y met pas

Le décret n° 2001-477 du 30 mai 2001 distingue deux listes. Trois mentions sont dues dans tous les cas, même sur un immeuble qui n'a jamais connu le moindre chantier, et ce sont l'adresse de l'immeuble, l'identité du syndic en exercice, et les références des contrats d'assurance souscrits par le syndicat avec leur date d'échéance. Cinq autres s'ajoutent s'il y a lieu, à savoir l'année des travaux importants avec le nom des entreprises, les contrats de dommages-ouvrage dont la garantie court encore, les contrats d'entretien des équipements communs et leur échéance, la liste des travaux nécessaires relevés par le diagnostic technique global, et l'échéancier du programme pluriannuel voté. Le carnet est établi et mis à jour par le syndic, sans que l'assemblée générale ait à voter quoi que ce soit, et l'assemblée peut y ajouter des informations, jamais en retirer.

Ce que le décret ne dit pas est tout aussi utile à savoir. Il n'impose ni maquette, ni pagination, ni durée de conservation des pièces justificatives. Il énumère des informations, pas un formulaire, ce qui laisse toute liberté sur la forme, tableur compris. Il ne demande pas non plus le coût des travaux ni la répartition entre copropriétaires, qui relèvent des comptes de la copropriété. C'est pour cette raison que ce fichier reste une mémoire de l'immeuble et n'essaie pas de faire de la comptabilité. Les tantièmes, le budget prévisionnel et les appels de fonds courants vivent dans le modèle de syndic bénévole, les devis et les quotes-parts d'un chantier voté dans le modèle de travaux de copropriété.

La partie qu'un carnet papier ne saura jamais tenir, ce sont les dates de fin de garantie. Trois garanties courent après la réception d'un chantier et se cumulent. La garantie de parfait achèvement dure un an et couvre tous les désordres signalés, par réserve au procès-verbal de réception ou par courrier ensuite. La garantie de bon fonctionnement dure au minimum deux ans et vise les équipements dissociables du gros œuvre, une chaudière, un ballon d'eau chaude, une porte de garage automatique. La garantie décennale dure dix ans et couvre ce qui compromet la solidité de l'ouvrage ou le rend impropre à sa destination. Les trois partent de la même date, celle de la réception. Une ligne de l'historique en porte une, la plus longue de celles qui s'appliquent au chantier, puisque les plus courtes finissent avant elle, et le fichier en déduit la date d'extinction dès que tu as saisi la réception.