Location de matériel Excel à télécharger

Un loueur de matériel, qu'il travaille pour le bâtiment, pour l'événementiel ou dans une association, tient presque toujours son parc de tête et son registre sur un cahier. Trois questions restent alors sans réponse fiable. Qu'est-ce qui est encore dehors, donc que je ne peux promettre à personne ? Qui aurait dû rendre hier et n'a rien rendu ? Et combien je facture pour une sortie de neuf jours, avec un tarif à la journée et un tarif à la semaine ? Ce modèle Excel répond aux trois depuis les mêmes données.

La feuille Parc décrit chaque matériel une seule fois, avec sa quantité, ses deux tarifs et sa caution unitaire. Les colonnes Sorti et Disponible ne se saisissent jamais, elles se déduisent du registre, et une ligne dont il ne reste plus rien à louer passe en rouge sur toute sa largeur. Une dernière colonne dit combien d'unités seront libres le jour que tu veux vérifier, réservations comprises. La feuille Locations reçoit une ligne par sortie, le client, la référence, la quantité et la date de retour prévue, puis la date effective le jour où le matériel revient. Une sortie datée plus tard est une réservation, qui ne compte qu'à partir de son jour.

Tout le reste se calcule. La durée, le tarif retenu entre la journée et la semaine, le montant, les jours de retard, la pénalité, la caution encore détenue et le statut de la ligne, qui vire au rouge dès qu'une date de retour est dépassée sans retour effectif. Le tableau de bord additionne le tout, unités dehors, contrats en cours, retards, recettes et cautions, et la dernière feuille regroupe la même chose client par client.

Ce que contient le fichier

• Un tableau de bord avec cinq réglages en jaune, dont le jour à vérifier avant de promettre du matériel, l'état du parc, les contrats en cours, les réservations à venir et les cautions encore détenues
• Une feuille Parc de vingt-cinq lignes, avec pour chaque matériel sa quantité, son tarif à la journée, son tarif à la semaine et sa caution
• Les colonnes Sorti et Disponible déduites des mouvements et jamais saisies, avec la ligne en rouge quand il ne reste rien à louer, et ce qui sera libre le jour à vérifier
• Un registre de soixante contrats qui calcule la durée en jours calendaires ou en jours ouvrés, le tarif retenu, les jours de retard, la pénalité et la caution encore détenue
• Un récapitulatif par client, ce qu'il a chez lui, ce qu'il a rendu en retard, ce qu'il doit et la caution que tu lui gardes

Comment utiliser ce modèle

Ce qui fait vraiment perdre de l'argent à un loueur de matériel

La première perte d'un loueur ne vient pas des impayés, elle vient des refus. Un client appelle pour un week-end, on hésite, on croit que la nacelle est déjà partie, on refuse la location, et le matériel dort au dépôt. À l'inverse, on promet un plancher de danse qui n'est jamais rentré, et il faut rappeler le samedi matin pour se décommander. Les deux erreurs ont la même cause, une disponibilité tenue de mémoire. Un parc ne se compte pas une fois pour toutes, il se déduit des mouvements, et c'est la seule méthode qui reste juste quand la même référence part sur trois contrats différents.

La caution est le deuxième piège, parce qu'elle n'appartient pas au loueur. C'est une somme remise en garantie, qui doit revenir au client dès que le matériel est rendu en état, et la retenir sans justification écrite expose à une contestation que le loueur perd presque toujours. Deux dates suffisent à se protéger, celle de l'encaissement et celle de la restitution, avec le montant en face. Tant que la seconde reste vide, la somme est détenue, elle gonfle la trésorerie alors qu'elle n'est pas acquise, et personne ne peut prétendre qu'elle a été rendue plus tôt.

Reste la facturation, et c'est là qu'on perd des clients sans le savoir. Une location de cinq jours facturée au tarif journalier coûte plus cher qu'une semaine entière, le client s'en aperçoit tout de suite et il ne rappelle pas. Le réflexe du métier consiste donc à découper la durée en semaines pleines, à valoriser le reste à la journée, et à ne jamais dépasser le prix d'une semaine de plus. Les pénalités de retard obéissent à une autre logique, celle du contrat. Elles ne sont exigibles que si elles y figurent, avec leur mode de calcul, ce qui vaut la peine d'être écrit noir sur blanc avant la première location.