Champ (base de données)
Dans le contexte d'une base de données ou d'un tableau Excel, un champ est une colonne représentant une catégorie d'information (ex : Nom, Date, Montant). Chaque champ a un en-tête et contient le même type de données pour tous les enregistrements.
À quoi sert un champ (base de données) dans Excel ?
Un champ correspond à une colonne de ton tableau ou de ta base de données. C'est lui qui donne un sens à chaque information : "Nom", "Date de commande", "Montant HT". Sans champs bien définis, tes données ne sont qu'une grille de cellules sans structure. C'est la brique de base de toute organisation de données dans Excel.
Tu retrouves cette notion partout : dans les tableaux structurés (chaque colonne est un champ), dans les TCD (tu glisses des champs dans les zones Lignes, Colonnes, Valeurs) et dans les fonctions de base de données comme BDSOMME ou BDNB. Bien nommer tes champs et respecter un type de données homogène par colonne te fait gagner un temps considérable sur les tris, filtres et analyses.
Champ (base de données) : exemples concrets
Exemple 1 : Responsable RH : structurer le fichier des absences
Tu es responsable RH dans une entreprise de 200 salariés. Tu gères un fichier de suivi des absences avec plusieurs colonnes : Matricule, Nom, Prénom, Date début, Date fin, Motif, Validé. Chacune de ces colonnes est un champ. Le champ "Motif" contient toujours un type d'absence (maladie, congé, RTT), le champ "Validé" contient toujours Oui ou Non.
Grâce à cette structure en champs, tu peux créer un TCD qui résume le nombre de jours d'absence par motif et par service en quelques clics. Tu glisses le champ "Motif" en lignes, le champ "Service" en colonnes, et tu comptes les enregistrements. Si un champ contenait des données mélangées (des dates et du texte dans la même colonne), le TCD ne pourrait pas fonctionner correctement.
En gardant un type de données cohérent par champ, tu peux aussi appliquer des filtres et des validations de données. Par exemple, une liste déroulante sur le champ "Motif" pour éviter les saisies libres qui créent des doublons ("maladie", "Maladie", "MALADIE").
Exemple 2 : Gestionnaire de stock : exploiter les champs dans les fonctions de base de données
Tu es gestionnaire de stock dans une chaîne de magasins de sport. Ton inventaire est un tableau structuré avec les champs : Référence, Désignation, Catégorie, Stock actuel, Seuil de réapprovisionnement, Prix unitaire. Tu veux calculer la valeur totale du stock pour la catégorie "Chaussures".
Avec la fonction BDSOMME, tu indiques le champ "Prix unitaire" comme champ de calcul et le champ "Catégorie" comme critère (="Chaussures"). Excel parcourt tous les enregistrements, filtre sur la catégorie et fait la somme. Le nom du champ dans l'en-tête sert directement d'argument à la fonction.
Si tu renommes un champ dans l'en-tête du tableau, pense à mettre à jour les formules BDSOMME et BDNB qui le référencent par son nom. Les références structurées (du type Tableau1[Stock actuel]) se mettent à jour automatiquement, mais les fonctions BD utilisent le nom en texte.
- #1 Nomme tes champs de façon courte et explicite, sans espaces inutiles ni caractères spéciaux. "Date_commande" ou "DateCommande" sont plus fiables que "Date de la commande (jj/mm/aaaa)".
- #2 Un champ doit contenir un seul type de données. Si tu mélanges des nombres et du texte dans la même colonne, les tris, filtres et formules donneront des résultats imprévisibles.
- #3 Dans un TCD, le nom du champ devient automatiquement le nom de l'étiquette. Un champ bien nommé te donne un TCD lisible sans retouche.
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