Fonction
Une fonction est un calcul prédéfini identifié par un nom (ex : SOMME, SI, RECHERCHEV) qui accepte des arguments et renvoie un résultat. Excel propose plus de 500 fonctions classées par catégorie accessibles via le bouton Insérer une fonction (fx) dans la barre de formule.
À quoi sert un fonction dans Excel ?
Une fonction est un calcul prédéfini identifié par un nom que tu appelles dans une formule pour effectuer une opération spécifique. Tu lui fournis des arguments (les données sur lesquelles elle doit travailler), et elle renvoie un résultat. Excel propose plus de 500 fonctions classées par catégorie : mathématiques, texte, date, logique, recherche, statistiques. Au lieu de reconstruire chaque calcul à la main, tu utilises la fonction appropriée et tu te concentres sur les données, pas sur la mécanique du calcul.
Tu utiliseras quelques fonctions dans 80% de tes besoins : SOMME, MOYENNE, SI, RECHERCHEV (ou XLOOKUP sur les versions récentes), NB.SI, SOMME.SI, GAUCHE, DROITE, TEXTE. Les maîtriser te permet de construire des tableaux de bord, des reportings automatisés et des analyses qui auraient sinon nécessité des heures de travail manuel.
Fonction : exemples concrets
Exemple 1 : Acheteur : calculer automatiquement les statistiques de prix fournisseurs
Tu es acheteur dans une grande surface de bricolage. Tu reçois chaque mois les tarifs de 80 fournisseurs dans un fichier Excel. Pour chaque catégorie de produits, tu dois calculer le prix moyen, le prix le plus bas et le prix le plus haut parmi les offres reçues.
Tu utilises =MOYENNE(B2:B25) pour le prix moyen de la catégorie, =MIN(B2:B25) pour le meilleur tarif et =MAX(B2:B25) pour le tarif le plus élevé. Ces trois fonctions te donnent en une ligne les indicateurs dont tu as besoin pour négocier. Tu ajoutes =NB(B2:B25) pour compter combien de fournisseurs ont proposé un prix sur cette catégorie.
Ensuite, tu combines avec =NB.SI.ENS(C2:C25;"Délai<7j";B2:B25;"<"&E1) pour compter les offres avec délai court ET prix inférieur à ton seuil cible. Ce type de combinaison de fonctions te permet d'analyser les offres selon plusieurs critères simultanément.
Exemple 2 : Responsable RH : calculer les compteurs de congés par salarié
Tu es responsable RH dans une PME de 60 personnes. Tu gères les congés dans un tableau Excel avec une ligne par demande (salarié, date début, date fin, type de congé). Chaque mois, tu dois calculer le total de jours posés par salarié et par type.
Tu utilises =SOMME.SI.ENS(D2:D500;A2:A500;G2;C2:C500;"CP") pour additionner les jours de congés payés (colonne D) uniquement pour le salarié dont le nom est en G2 (colonne A) et dont le type est "CP" (colonne C). Tu copies cette formule pour chaque salarié et chaque type.
Pour calculer les jours ouvrés entre deux dates sans compter les weekends, tu utilises =NB.JOURS.OUVRES(B2;C2). Cette fonction gère automatiquement les samedis et dimanches, et tu peux lui passer une liste de jours fériés en troisième argument pour les exclure aussi.
- #1 Tape = suivi des premières lettres du nom de la fonction pour voir la liste des fonctions correspondantes avec leur description. La touche Tab sélectionne la première suggestion.
- #2 Clique sur le bouton fx à gauche de la barre de formule pour ouvrir l'assistant de fonctions, qui liste toutes les fonctions par catégorie et affiche leurs arguments avec une description.
- #3 Maj+F3 ouvre l'assistant de fonctions directement depuis le clavier.
- #4 Quand ton curseur est sur le nom d'une fonction dans la barre de formule, appuie sur F1 pour ouvrir l'aide officielle Microsoft avec des exemples pour cette fonction spécifique.
Les erreurs courantes avec le fonction
✕ Confondre les séparateurs d'arguments selon la langue d'Excel
En Excel français, les arguments d'une fonction sont séparés par des points-virgules : =SI(A1>0;"positif";"négatif"). En Excel anglais, c'est la virgule : =IF(A1>0,"positive","negative"). Si tu copies une formule depuis un tutoriel anglais et que ton Excel est en français, les virgules sont refusées et la formule renvoie une erreur.
C'est l'une des sources de confusion les plus fréquentes quand on cherche des formules sur internet, où la majorité des ressources sont en anglais avec la syntaxe anglaise.
Solution : En Excel français, remplace toutes les virgules par des points-virgules dans les formules copiées depuis des sources anglophones. Les noms des fonctions, eux, sont traduits automatiquement : SUM devient SOMME, IF devient SI, VLOOKUP devient RECHERCHEV.
✕ Imbriquer des fonctions sans comprendre leur ordre d'évaluation
Les fonctions imbriquées s'évaluent de l'intérieur vers l'extérieur. Dans =ARRONDI(MOYENNE(A1:A10);2), Excel calcule d'abord MOYENNE(A1:A10), puis arrondit le résultat à 2 décimales. Si tu inverses sans y penser, tu obtiens un résultat différent ou une erreur.
Le problème se complique avec plusieurs niveaux d'imbrication, surtout avec la fonction SI : =SI(SI(A1>0;"oui";"non")="oui";"validé";"refusé") est difficile à lire et à déboguer quand ça ne fonctionne pas comme prévu.
Solution : Utilise F9 pour évaluer une partie sélectionnée de ta formule dans la barre de formule : sélectionne la fonction la plus imbriquée, appuie sur F9, et tu vois son résultat. Continue vers l'extérieur pour suivre le calcul étape par étape. Pour les formules complexes avec beaucoup de SI, envisage d'utiliser SI.CONDITIONS qui est plus lisible.
Quelle est la différence entre fonction et formule ?
Une fonction est un bloc de calcul nommé et prédéfini par Excel (comme SOMME, SI ou RECHERCHEV). Elle prend des arguments entre parenthèses et renvoie un résultat. Tu n'as pas à savoir comment SOMME additionne : tu lui donnes une plage, elle te rend le total.
Une formule est l'expression complète que tu saisis dans une cellule, qui commence par =. Elle peut contenir des fonctions, mais aussi des opérateurs simples, des valeurs et des références. =A1+B1 est une formule sans aucune fonction. =SOMME(A1:A10)+100 est une formule qui contient une fonction (SOMME) et une opération arithmétique. La formule est le conteneur, la fonction est un outil qu'on peut y utiliser.
Questions fréquentes sur le fonction
Le plus simple est de cliquer sur le bouton fx à gauche de la barre de formule pour ouvrir l'assistant de fonctions. Tu peux y rechercher par mot-clé (par exemple "chercher" pour trouver les fonctions de recherche) ou parcourir les catégories. Tu peux aussi taper = suivi de quelques lettres dans une cellule : Excel propose une liste des fonctions correspondantes avec leur description en une ligne.
SOMME(plage) additionne toutes les valeurs d'une plage, sans condition. SOMME.SI(plage_critère;critère;plage_somme) n'additionne que les valeurs qui correspondent à une condition. Par exemple, =SOMME.SI(A2:A100;"Paris";B2:B100) additionne uniquement les montants en colonne B pour les lignes où la colonne A contient "Paris". Pour plusieurs conditions simultanées, utilise SOMME.SI.ENS.
Quand tu tapes le nom d'une fonction suivi de la parenthèse ouvrante, Excel affiche une info-bulle avec la liste des arguments. L'argument en cours de saisie apparaît en gras. Si l'info-bulle disparaît, clique dans la barre de formule pour la faire réapparaître. Tu peux aussi appuyer sur Ctrl+Maj+A pour insérer automatiquement tous les noms d'arguments de la fonction en cours.
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