Liste personnalisée
Une liste personnalisée définit un ordre de tri sur mesure (ex : Lun, Mar, Mer…) ou une séquence de recopie incrémentée que Excel ne connaît pas nativement. Tu la crées dans Fichier > Options > Options avancées > Modifier les listes personnalisées.
À quoi sert un liste personnalisée dans Excel ?
Une liste personnalisée définit un ordre de tri ou de recopie que tu configures toi-même. Excel connaît nativement les jours (Lundi, Mardi...) et les mois (Janvier, Février...), mais il ne sait pas trier par priorité (Urgente, Haute, Moyenne, Basse), par statut de projet (À faire, En cours, En test, Terminé) ou par nom de service dans l'ordre de ton organigramme. La liste personnalisée comble ce manque.
Tu en as besoin dans deux cas concrets : trier des données selon un ordre métier qui n'est ni alphabétique ni numérique, ou créer une séquence de recopie incrémentée qui se répète quand tu tires la poignée de recopie. Par exemple, tu crées la liste "T1, T2, T3, T4" et tu peux ensuite taper "T1" dans une cellule, tirer la poignée et obtenir automatiquement T2, T3, T4, T1, T2...
Liste personnalisée : exemples concrets
Exemple 1 : Chef de projet : trier les tâches par niveau de priorité personnalisé
Tu es chef de projet dans une agence web. Tu as un tableau de 80 tâches avec les colonnes Tâche, Responsable, Priorité (Critique, Haute, Moyenne, Basse) et Échéance. Quand tu tries la colonne Priorité par ordre alphabétique, tu obtiens Basse, Critique, Haute, Moyenne. Ce n'est pas du tout l'ordre logique que tu veux.
Tu crées une liste personnalisée : Fichier > Options > Options avancées > Modifier les listes personnalisées. Tu saisis "Critique, Haute, Moyenne, Basse" (un élément par ligne ou séparés par des virgules) et tu cliques sur Ajouter. Ta liste est enregistrée dans Excel.
Maintenant, quand tu vas dans Données > Trier et que tu choisis "Ordre personnalisé" pour la colonne Priorité, ta liste apparaît dans les options. Le tri place les tâches Critiques en haut, suivies des Hautes, puis Moyennes, puis Basses. Cet ordre personnalisé est réutilisable dans tous tes fichiers.
Exemple 2 : Assistant de direction : remplir automatiquement les noms de services dans un planning
Tu es assistant de direction dans une entreprise de 8 services. Chaque semaine, tu prépares un planning de réunions où tu dois écrire les noms des services dans un ordre précis : Direction, Commercial, Marketing, Production, Qualité, Logistique, RH, Finance. Tu retapes cette séquence chaque semaine.
Tu crées une liste personnalisée avec ces 8 noms de services dans l'ordre voulu. Désormais, tu tapes "Direction" dans une cellule, tu tires la poignée de recopie vers le bas, et Excel remplit automatiquement les 7 cellules suivantes avec les noms de services dans l'ordre de ta liste.
Cette même liste te sert aussi pour trier tes tableaux de reporting par service dans l'ordre hiérarchique plutôt que par ordre alphabétique. Tu la crées une seule fois et elle reste disponible dans tous tes fichiers Excel sur ce poste.
- #1 Pour créer une liste personnalisée, va dans Fichier > Options > Options avancées, puis clique sur Modifier les listes personnalisées. Tu peux saisir les éléments un par un ou les importer depuis une plage de cellules.
- #2 Dans la boîte de dialogue de tri (Données > Trier), clique sur la liste déroulante Ordre et choisis "Liste personnalisée" pour accéder à tes listes.
- #3 Les listes personnalisées sont enregistrées dans Excel, pas dans le fichier. Si tu changes de poste, tu devras les recréer. Pense à noter tes listes quelque part.
Les listes personnalisées sont stockées dans les paramètres d'Excel sur ton poste, pas dans le fichier. Si tu partages le fichier, le destinataire n'aura pas tes listes et le tri personnalisé ne fonctionnera pas chez lui.
Les erreurs courantes avec le liste personnalisée
✕ Croire que la liste personnalisée est enregistrée dans le fichier
Les listes personnalisées sont stockées dans la configuration locale d'Excel, pas dans le classeur. Si tu crées une liste sur ton poste et que tu envoies le fichier à un collègue, il n'aura pas ta liste. Le tri personnalisé que tu as configuré ne fonctionnera pas chez lui.
C'est frustrant quand tu partages un fichier de reporting avec un tri par priorité personnalisé et que ton collègue obtient un tri alphabétique classique. Il pense que le fichier est mal trié alors que c'est simplement la liste qui manque sur son poste.
Solution : Si tu partages un fichier qui utilise un tri personnalisé, préviens le destinataire et indique-lui la séquence de la liste à créer. Tu peux aussi ajouter un onglet caché dans le fichier avec la liste pour référence.
✕ Créer une liste avec des fautes ou des espaces en trop
Excel compare les valeurs de manière stricte avec la liste personnalisée. Si ta liste contient "En cours" et que tes données contiennent "en cours" (minuscule) ou "En cours " (avec un espace final), Excel ne fera pas la correspondance. Les lignes non reconnues sont rejetées en fin de tri.
Tu obtiens un tri où les éléments reconnus sont correctement ordonnés, mais les autres se retrouvent mélangés à la fin. Tu ne comprends pas pourquoi certaines lignes ne suivent pas l'ordre attendu.
Solution : Crée ta liste personnalisée en important directement depuis une plage de cellules qui contient les valeurs telles qu'elles apparaissent dans tes données. Cela garantit une correspondance exacte. Nettoie d'abord ta colonne de données pour éliminer les espaces parasites avec la fonction SUPPRESPACE.
Questions fréquentes sur le liste personnalisée
Va dans Fichier > Options > Options avancées, puis descends jusqu'à la section Général et clique sur Modifier les listes personnalisées. Tu peux saisir les éléments un par un dans le champ "Entrées de la liste" (un par ligne), ou sélectionner une plage de cellules contenant ta liste et cliquer sur Importer. Clique sur Ajouter pour enregistrer la liste. Elle sera disponible dans les options de tri et pour la recopie incrémentée.
Va dans Données > Trier. Sélectionne la colonne à trier, puis dans la colonne "Ordre", clique sur la liste déroulante et choisis "Liste personnalisée". Une fenêtre s'ouvre avec toutes tes listes disponibles. Sélectionne celle que tu veux utiliser et clique sur OK. Excel trie tes données dans l'ordre défini par ta liste au lieu de l'ordre alphabétique ou numérique.
Va dans Fichier > Options > Options avancées > Modifier les listes personnalisées. Sélectionne la liste que tu veux supprimer dans le panneau de gauche, puis clique sur le bouton Supprimer. Attention : tu ne peux pas supprimer les listes natives d'Excel (jours de la semaine, mois). Seules les listes que tu as créées sont supprimables.
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