Excel pour les Office Managers
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Les 5 essentielles : SOMME.SI (budget par catégorie de dépense), RECHERCHEV (retrouver un fournisseur ou un contrat), NB.SI (compter par statut ou par fournisseur), SI (alertes sur le budget et les échéances) et AUJOURDHUI (suivi des délais et des expirations de contrats). Avec ces formules, tu gères ton budget, tes fournisseurs, tes inventaires et tes échéances sans tableur complexe et sans logiciel spécialisé.
Crée un tableau de dépenses avec les colonnes : date, catégorie, description, montant TTC, fournisseur, mode de paiement. Utilise SOMME.SI pour totaliser par catégorie. Ajoute un onglet 'Budget' avec le budget annuel alloué par catégorie et calcule le pourcentage consommé chaque mois. La MFC colore en rouge les catégories au-dessus de 90% de consommation. Un graphique en barres empilées par mois montre l'évolution des dépenses et permet de repérer les pics saisonniers (rentrée, fin d'année).
Crée une base fournisseurs avec : nom, service, contact, téléphone, email, numéro de contrat, date début, date fin, montant annuel, conditions de résiliation, délai de préavis. Ajoute une colonne =D2-AUJOURDHUI() pour le nombre de jours restants avant expiration. Utilise SI pour alerter quand le contrat expire dans moins de 60 jours (ou moins que le délai de préavis). Trie par date de fin pour voir les renouvellements à venir et planifier les appels d'offres.
Excel est parfait pour les structures de 10 à 200 personnes où l'Office Manager gère un périmètre large. Au-delà, des outils spécialisés peuvent prendre le relais sur des périmètres précis : Spendesk pour les dépenses et les notes de frais, Officient pour l'admin RH, Envoy pour la gestion des visiteurs, Robin pour les salles de réunion. Mais Excel reste le liant entre tous ces outils pour la vue d'ensemble, les reportings personnalisés et les analyses que les outils dédiés ne proposent pas.
Crée une checklist d'onboarding avec toutes les tâches en lignes (poste de travail, badge, email, accès VPN, présentation équipe, formation outils, déjeuner d'accueil) et les colonnes : responsable, date prévue, date réalisée, statut. Pour chaque nouvel arrivant, duplique l'onglet. NB.SI te donne le taux d'avancement de l'onboarding. SI + MFC colorent en rouge les tâches en retard. Tu t'assures que rien n'est oublié et que chaque arrivée se passe bien.
Crée un onglet par événement avec : budget alloué, dépenses par poste (lieu, traiteur, animation, décoration, transport), nombre de participants confirmés, planning de préparation avec les deadlines. SOMME totalise les dépenses, SI alerte si le budget est dépassé. Un calendrier annuel des événements (séminaire, team building, soirée de Noël, pot de départ) avec le budget associé te donne la vue globale pour le prévisionnel.
Crée un inventaire avec : référence, désignation, catégorie, quantité en stock, seuil de réapprovisionnement, fournisseur, prix unitaire, date du dernier réapprovisionnement. La formule SI(C2<D2;"À commander";"") identifie les articles sous le seuil. NB.SI(E:E;"À commander") te donne le nombre total d'articles à commander. Tu peux générer un bon de commande automatique avec SOMME.SI.ENS par fournisseur pour regrouper les achats.
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